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详列写字楼租赁合同中需要注意的十六个问题

2022-07-07

一家公司租赁经营场地,往往租赁时间较长,房屋租赁合同对其将产生较大影响。在此,笔者将以工作中的实际操作,详列了通常租赁合同中需要普遍注意的问题,为大家在实际的租赁过程中,无论是对出租人或承租人都提供一些有用的信息。

一、 确定当事人的资格


在进行磋商之前,需要确定双方的资格,此时的风险主要集中在出租人的适格方面。出租人可能是业主,可能是业主的关联公司或其他。具体可以要求出租人提供房产证,或者是出租人关于承租房产的相关判决或裁定。但是在实际的操作中,当地政府有税收落地的要求,为了完成落地公司的设立和营业执照的获得,建议要求出租人提供房产证。


对于承租人来说,在税收落地之前,其往往会以母公司/总公司或实控人的名义来进行房屋的租赁。若后期需要变更承租人以达到财务等方面要求的,注意补充约定。


二、租赁合同的备案


以上海为例,租赁合同一般来说分为三大部分:


第一部分是相关主管单位提供的《上海市房屋租赁合同》,该合同为模板合同;

第二部分是当事人对租赁条件等的其他约定的,

第三部分是关于位置指示、装修费用等附件内容。


如果承租人对租赁合同备案有相关需求的,需要保证租赁合同中《上海市房屋租赁合同》形式上的基本完整。


三、意向书与租赁合同之间的关系


作为出租人来说,尽快将房屋出租出去是其根本目的,为了尽快确定客户的意向,减少磋商过程中的风险,很多时候会要求先签订双方对租赁的意向书,意向书中一般会载明关键的商务条款,例如,租期、租金、物业费、免租期等。对于合同双方来说,意向书可以固定主要租赁条件,为后续的商业谈判增加更多的确定性,同时也可以约定没有签订正式租赁合同的违约责任。在意向书中,建议约定“本意向书中记载的租赁条件将完整体现于后续签订的租赁合同中”等类似描述。


意向书与租赁合同之间应当保持紧密的联系,作为磋商过程中的重要手段,可以利用意向书确定客户是否有真实的兴趣。如果承租人心思过于活络,希望在磋商过程中可以随时无成本退出的时候,往往最后无法达成合意。


四、承租面积的确定


承租面积应当以《不动产权证书》记载的面积为准,但是很多时候房产证上记载了整层的面积,如果分租的话并不能确认具体的面积。通常情况,出租人会寻找第三方测量机构提供测量结果。在合同审查中,建议双方可能确认确切的租赁面积,避免复核测量等描述,若无法确定面积或有异议的,对面积复核的费用双方需要一并约定,同时也要注意如果租赁面积的变化将是否影响租金和物业费的金额。


有时出租人会在还未隔墙的情况下进行房屋的出租工作,此时需要结合出租人提供的平面图,依据墙体,幕墙、承重柱等之间的相对位置,进行承租位置的确认。


在承租人租赁面积较大时,出租人往往会提供给承租人提供露台等部位的独占使用权。对于承租人来说,独占使用权的提供是来自于承租人的较大面积,实践中承租人往往会部分退租,在缩小租赁面积之后,出租人对独占使用权的提供应作出充分的考虑和明确的约定。


五、承租房屋是否已抵押


关于承租房屋是否已经抵押的披露问题是一个重要审查点。根据原担保法解释66条的规定,若抵押人未告知承租人房屋已经抵押的,抵押人对出租抵押物造成承租人的损失承担赔偿责任;如果抵押人已书面告知承租人该财产已抵押的,抵押权实现造成承租人的损失,由承租人自己承担。在合同审查中,审查人员不能简单将其视为一种披露,后续需要对抵押权实现时对承租人所造成的损害进行约定。

六、租赁期限以及免租期的约定


在租赁期限开始之前,出租人应当已经收到承租人的租赁保证金以及租赁的首期租金。租赁期限应当自交房之日为始,交房之前应当办理交房手续,对房屋的状态进行确认,并根据约定是否进入免租期。有些情况下,承租人所租赁房屋的装修工作用时较短,需要提前入场办公,则需要提前确认免租期内除了装修等工作外是否能进行实际的办公。


七、房屋的使用要求以及设备增设


房屋在承租之前需要经过多次的看样,对房屋的楼层、朝向、以及附属设备等有充分的了解,已经能够初步确认房屋能够满足承租人的使用要求。


房屋的交付要求,例如幕墙规格、吊顶、地板、消防排烟口、下喷淋、强电与弱电的安排以及卫生间内设备的具体规格以及品牌等都应该具体明示,列入租赁合同之中。


在正常使用的情况下,空调附属设备的维修责任应归于承租人,承租人也应当注意此类设备报修后的反应时间以及可能的后果。承租人如果需要电力增容或者空调加设等问题,此类事宜会涉及到房屋的基础设备是否能满足承租人要求的问题,需要与出租人进行明确的约定,并要求与物业等相关单位协同处理,并在合同中做好相应的约定。承租人如果需要自行增设专业设备,出租人应当要求承租人在安装前提供相应的安装计划以及拆除计划,并明确该增设设备的责任权利划分。


租户房屋的网线等管线的架设需要租用大楼的管井,通常需要向出租人支付一定的管井占用费,应将此内容约定于租赁合同之中。


八、房屋租金以及物业费的支付


普遍情况下,房屋都是先付后用,承租人可以要求出租人提供相应的增值税发票后再行付款。关于租金的增值税发票,以上海为例,老项目与新项目所开具的增值税发票的税率不同,老项目较低,租金和物业费的的增值税发票税率有差别,若对增值税税率有特别需求的,需要注意这一点。


从保护双方利益的情况下,建议在合同签订时将发票内容的信息一并约定于合同中。对于见票付款或是先款后票,有不同的商业习惯,双方应当互相尊重。


通常来说租金都是含税价,但如遇增值税税率调整,价格的变化应当时保持不含税金额不变的情况下来调整含税价租金。为了避免歧义,在付款计划中应当列明不含税金额。


九、房屋装修以及各项报建


租赁房屋应当已经通过大厦的整体消防验收。通常来说,承租人不能变更其消防、水电管道等设施,如果承租人确有需要的,应当事先与出租人进行沟通,在征得出租人同意之后,提供装修方案报主管部门审批通过后方可进行实际操作,涉及消防二次验收的,需要事先做好沟通。


承租人在装修过程中,受物业的直接管理,对于物业的收费项目,例如装修配合费、装修保证金、人员管理的押金、进水放水费等,都是需要在租赁合同中进行约定,以免在装修进场时造成不必要的麻烦。


十、公共事业费用的代缴代付


以上海为例,根据最新的监管要求,承租人应当要求出租人协调相关公共事业单位来安装小水表与小电表。对于水、电的单价应当同进表价格一致,提高电水单价的行为是被禁止的,费用支付路径为,先由承租人支付给出租人,再由出租人向公共事业单位支付,此时费用的缴纳风险是归于出租人的。承租人逾期支付相应费用的,应当支付滞纳金。

十一、房屋返还时的状态


关于房屋返还的约定一般分为两大类,一类是原状返还,另一类是现状返还。返还的标准依赖于当事人之间的约定,如果要求是原装返还的,在承租人不自己实际履行的情况下,出租人会要求承租人支付装修复原费。但是对于特殊装修的约定,例如楼板开洞、加设电梯等事项的恢复问题,需要有明确的约定。


在租赁提前终止的情况下,很多时候会涉及到房屋固定装修的赔偿问题,装修作为具有极具主观喜好的产品,主张其赔偿或有多种情形。


在非因出租人原因的情况下租赁提前终止,例如拆迁等,法院可能会要求出租人进行装修的鉴定和证明,来进行适当的补偿。


对于写字楼租赁来说,更多的情况是承租人逃逸,在承租人逃逸时,其存放于房屋的物品,以及其对房屋的装修的处理问题就变得比较棘手。结合法院执行实务,考虑到操作的便利性,建议约定“遗留在房屋内的所有物品以及附着于房屋的装修等皆为遗弃物”。可能最后的操作方式依然是会寻求公证等方式来处理遗留的物品,但是对于出租人来说,这样的约定可以规避一定的风险。


十二、房屋的转租


出租人在通常情况下不同意承租人的转租,但是为了满足承租人的实际要求,租赁合同可能会拆分或转租至关联公司。在承租人需要将房屋转租之关联公司时,出租人应要求承租人提供相应的关联证明,也可以要求关联公司之间对租金的正常给付提供保证,在承租人是上市公司的情况下,基于披露的必要性,其一般将拒绝互相之间承担保证责任。


十三、租赁合同的提前解除


如前所述,一个公司在成长的过程中,关于房屋的租赁合同,最先接触到的可能就是提前解除。合同审核人员需要注意合同的违约责任或提前解除的条件,对于承租人的违约责任,一般有以下三种情况


1. 出租人约定“一赔到底”,即还未履行的租赁期限下的租金将一次性向承租人赔偿,

2. 出租人要求在没收保证金的情况下再要求数个月的租金和物业费作为违约金。

3. 出租人以数个月的租金和物业费作为违约金

违约责任的约定方面,应当坚持出租人和承租人的平等。同时也需要注意甲方提前解约的条件,例如承租人受到行政处罚规定后,出租人即可解除合同,此类条款应当避免。


十四、大型租户对大厦的影响


大型租户有些一次性承租上万甚至数万平米,对于中小型大厦来说,可能几乎是大厦的全部面积,大型租户可能仅提供保函作为保证金,对其他租客的排他条款,甚至是对电梯的控制。此时对于合同的审核,一定要联合相关财务、商务、物业等部门共同协调,使得合同具有可行性。


对出租人来说,承租人往往有更大的议价能力,包括要求更长时间的免租期等,出租人应当合理分配风险,例如分割免租期,以降低可能的违约而造成的承租人的损失。


十五、提高对物业的重视


承租人在整个租期中,与物业公司的接触是相当多的,物业公司的服务水平良莠不齐,对承租人的消费体验的满意度带来了较大的不确定因素。物业服务可能直接由业主提供,或者由业主控制的第三方公司提供,或者由顶级物业公司例如世邦魏理仕、第一太平戴维斯、戴德梁行、仲量联行等提供,此类公司专业度较高,能够在基本的框架下为承租人提供比较完整的服务,此类顶级物业公司提供有制式的物业服务合同,该合同应该是通用于整幢大楼的所有租户。


十六、与中介公司关系的处理


写字楼租赁市场的竞争是很激烈的,出租人为了尽快将房屋出租,很多时候会委托多家中介,并给予相应的佣金,佣金根据市场变化调整。以上海为例,佣金大多集中于1个月租金至1.5个月租金的费用,对空置率较高的写字楼可能达到2个月租金或更高。出租人可能会与数家中介签订委托合同,对于有意向的租客来说,租客可能也会委托中介公司来为其寻找合适的房屋以及洽谈更好的价格。如果中介公司为租客促成了交易,按照行业惯例,其佣金应当由出租人承担。


在实际操作中,跳单以及由此引发的相关风险值得注意。对承租人来说,承租人一般会开具委托书,但是建议承租人应当明确委托中介所磋商房屋的具体位置,避免出现“独家委托”等表达,另对佣金的支付,以及磋商的成本约定要有明确的表达。对出租人来说,中介公司若以意向承租人的名义进行磋商,应当要求其提供委托书,并在签订意向书之间,避免以书面或邮件等形成任何的合意。如果意向承租人中途更换中介公司时,应当向新的中介公司提供新的委托书,并在委托书中清晰说明需要撤销的前委托书的时间以及其委托的具体内容。对出租人来说,在签订意向书之前保持灵活性是控制风险的有效手段。对出租人而言,需要注意出租人与中介之间的合同(若有)以及承租人与中介之间的合同,如果签订这两份合同的中介是同一间公司时,需要特别注意出租人与中介之间约定,避免中介拥有概括性的权利,使得承租人在对其跳单的情况下但出租人依然需要向其支付佣金的情况。文章来源于WeLegal公司法务联盟成诚

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